Електронний підпис — що це, як підписати документи та створити електронний підпис

Електронний підпис — це зручний і надійний спосіб підтвердити автентичність електронних документів. Він має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис на папері. Використання електронного підпису допомагає заощадити час, уникнути зайвої паперової роботи та значно спростити документообіг.

У цій статті ми розглянемо, що таке електронний підпис, його види, як створити електронний підпис через Дію та Приват24, а також як підписати документи за допомогою електронного підпису.

Що таке електронний підпис

Електронний підпис — це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються як підпис. 

Основна мета електронного підпису — ідентифікація підписувача та підтвердження цілісності підписаного документа. 

Електронний підпис має низку переваг порівняно з традиційним підписом на папері, зокрема:

• Швидкість і зручність використання
• Можливість підписувати документи дистанційно
• Зменшення витрат на друк, сканування та пересилання документів
• Підвищення безпеки та конфіденційності документообігу

Законодавство України визнає електронний підпис як повноцінний аналог ручного підпису, що робить його юридично вагомим інструментом для ведення бізнесу та взаємодії з державними органами.

Види електронних підписів

Існує кілька видів електронних підписів, які відрізняються рівнем захисту та юридичної значущості:

• Простий електронний підпис — дані в електронній формі, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача. Простий електронний підпис не забезпечує високого рівня захисту та не гарантує цілісності підписаного документа.
• Удосконалений електронний підпис — електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов'язаний цей електронний підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа. Удосконалений електронний підпис забезпечує вищий рівень захисту та дозволяє перевірити цілісність підписаного документа.
• Кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Кваліфікований електронний підпис має найвищий рівень юридичної значущості та захисту, а його використання регулюється спеціальними законодавчими нормами.

Вибір типу електронного підпису залежить від конкретних потреб користувача та вимог до безпеки й надійності документообігу.

Як створити електронний підпис через Дію

Застосунок Дія — зручний спосіб створити електронний підпис безпосередньо з мобільного пристрою.

Для цього необхідно виконати такі кроки:

1. Авторизуватися в застосунку Дія за допомогою методу верифікації, який був обраний при реєстрації (BankID, Mobile ID або зчитування документів).
2. Перейти в розділ "Послуги" та обрати "Електронний підпис".
3. Ознайомитися з інформацією про послугу та натиснути "Створити електронний підпис".
4. Ввести пароль від документів або створити новий пароль для захисту електронного підпису.
5. Дочекатися створення електронного підпису (зазвичай це займає кілька хвилин).

Після завершення процесу користувач отримає доступ до свого електронного підпису безпосередньо в застосунку Дія. Цей підпис можна використовувати для підписання електронних документів і взаємодії з різними сервісами, які підтримують таку функціональність.

Як створити електронний підпис через Приват24

Інтернет-банк Приват24 також дозволяє створити електронний підпис онлайн.

Для цього потрібно:

1. Увійти в Приват24 за допомогою логіна та пароля.
2. Перейти в розділ "Усі послуги" та обрати "Електронний цифровий підпис".
3. Обрати опцію "Отримати ЕЦП".
4. Ввести номер телефону, вказаний при реєстрації в Приват24.
5. Дочекатися надходження SMS з кодом підтвердження та ввести його в спеціальне поле.
6. Ознайомитися з договором про надання послуг електронного цифрового підпису та підтвердити згоду з його умовами.
7. Встановити пароль для захисту електронного підпису та завершити процес створення.

Після створення електронного підпису через Приват24 його можна використовувати для підписання документів і роботи з різними сервісами, які підтримують такий спосіб автентифікації.

Як підписати документ електронним підписом

Процес підписання документів за допомогою електронного підпису може дещо відрізнятися залежно від використовуваного програмного забезпечення або платформи. Однак загальний алгоритм виглядає так:

1. Відкрити документ, який потрібно підписати, у відповідному редакторі або переглядачі.
2. Обрати опцію "Підписати" або "Додати електронний підпис" (зазвичай ця функція доступна в меню "Файл" або на панелі інструментів).
3. Обрати свій електронний підпис зі списку доступних (якщо підпис було створено раніше) або додати новий підпис.
4. Ввести пароль для підтвердження використання електронного підпису (якщо це необхідно).
5. Дочекатися завершення процесу підписання (це може зайняти кілька секунд або хвилин залежно від розміру документа та швидкості з'єднання).

Після підписання документа електронний підпис буде додано до нього, і документ вважатиметься юридично значущим. Підписаний документ можна зберігати, пересилати та використовувати для подальшої роботи.

Електронний підпис — це корисний інструмент для підтвердження автентичності електронних документів. Він має низку переваг порівняно з традиційним підписом на папері, зокрема швидкість, безпеку та можливість дистанційного використання. 

Створити електронний підпис можна за допомогою застосунку Дія або через інтернет-банк Приват24, а підписати документи — за кілька простих кроків у відповідному програмному забезпеченні. 

Використання електронного підпису значно спрощує документообіг, економить час і ресурси, а також має повну юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису. З огляду на переваги та зручність використання, електронний підпис стає дедалі популярнішим інструментом для ведення бізнесу, взаємодії з державними органами та розв'язання юридичних питань.